Constituida por Documento Privado del 25 de octubre de 2023, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá (Matrícula No. 03746598). COLCOMPRA S.A.S es la empresa responsable del desarrollo, operación y distribución de la suite de productividad empresarial COLPAGE.

Al instalar, acceder o utilizar cualquier producto de la COLPAGE Suite, el usuario o la empresa contratante ("el Usuario") manifiesta haber leído, comprendido y aceptado en su totalidad los presentes Términos y Condiciones de Uso, así como la Política de Privacidad y Uso de Datos.

COLCOMPRA S.A.S opera bajo la marca COLPAGE y ofrece dos categorías de productos: la COLPAGE Suite (extensión de Chrome con cinco módulos de productividad empresarial) y los Servicios COLPAGE (soluciones digitales adicionales bajo modelo de suscripción mensual o proyecto). Todos operan bajo un esquema de marca blanca, lo que permite a los revendedores ofrecer los servicios como propios.

COLPAGE Suite — Extensión de Chrome

Distribuida como extensión de Google Chrome bajo licenciamiento modular. Cada módulo puede activarse o desactivarse de forma independiente según el plan contratado.

Servicios COLPAGE — Soluciones digitales adicionales

Los siguientes servicios se ofrecen de forma independiente o dentro de los Planes Mensuales Marca Blanca. Los precios son en pesos colombianos (COP) y están sujetos a cambio sin previo aviso.

El acceso a los productos de la Suite requiere autenticación mediante las credenciales de la cuenta COLPAGE. Los servicios adicionales se contratan de forma independiente o como parte de un plan mensual. Todos los precios están en pesos colombianos (COP) y son sujetos a cambio sin previo aviso.

El Usuario puede

• Instalar y usar la extensión en los dispositivos Chrome autorizados por su licencia activa.
• Utilizar todas las funcionalidades habilitadas según el plan contratado.
• Exportar sus propios datos en los formatos disponibles (JSON, CSV, HTML).

El Usuario NO puede

• Reproducir, copiar, modificar, distribuir o sublicenciar el software sin autorización escrita de COLCOMPRA S.A.S.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar extraer el código fuente de los productos.
• Usar los productos para actividades ilegales, spam, acoso, phishing o cualquier conducta que viole la legislación colombiana o internacional.
• Compartir credenciales de acceso con personas no autorizadas por la licencia contratada.
• Usar HERA TALK o APOLO CRM para el envío masivo de comunicaciones no solicitadas en violación de la Ley 1581 de 2012 y la Ley 527 de 1999.
• Eludir, desactivar o interferir con los mecanismos de control de licencias de la extensión.

COLCOMPRA S.A.S otorga al Usuario una licencia de uso personal, no exclusiva, no transferible y revocable para utilizar los productos activados en su plan. La licencia no implica cesión de derechos de propiedad intelectual.

Vigencia

La licencia está vigente mientras la suscripción esté activa y los pagos al día. Al vencer o cancelar la suscripción, el acceso a los módulos de pago se desactiva automáticamente. Los datos exportados previamente por el Usuario permanecen en su poder.

Token de autenticación

La extensión utiliza un token de autenticación con vigencia de 24 horas que se renueva automáticamente. Si el token no puede renovarse, los módulos protegidos se desactivan de forma segura sin eliminar datos locales del usuario.

El Usuario es el único responsable de:

• El contenido de los mensajes enviados a través de APOLO CRM o HERA TALK.
• El cumplimiento de las políticas de uso de WhatsApp y Meta Platforms Inc. al utilizar productos que se integran con WhatsApp Web.
• La legalidad de los datos de contacto que almacena y gestiona en APOLO CRM.
• Obtener el consentimiento de sus propios clientes y contactos cuando sea requerido por la Ley 1581 de 2012.
• La custodia de sus credenciales de acceso. COLCOMPRA S.A.S no será responsable por accesos no autorizados derivados del descuido del Usuario.

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre COLPAGE Suite — incluyendo código fuente, diseño visual, arquitectura de software, nombres comerciales, logotipos, documentación y algoritmos — son propiedad exclusiva de COLCOMPRA S.A.S y están protegidos por las leyes colombianas e internacionales.

Los nombres APOLO CRM, ARGOS CAPTURE, HIPATYA ACADEMY, ADMIN ATLAS y HERA TALK son marcas de COLCOMPRA S.A.S. Su uso no autorizado está prohibido.

El Usuario conserva todos los derechos sobre los datos que genera, importa o almacena mediante el uso de los productos.

Datos almacenados localmente (nunca salen del dispositivo)

• APOLO CRM: Contactos de WhatsApp, etiquetas, notas, historial de actividad, respuestas rápidas, recordatorios y mensajes programados.
• ARGOS CAPTURE: Grabaciones de video en formato WebM, demos con pasos y anotaciones.
• HIPATYA ACADEMY: Progreso de cursos, resultados de quizzes, materiales descargados.
• ADMIN ATLAS: Tareas, hábitos, notas, configuración del dashboard, tableros Kanban.
• HERA TALK: Configuración del agente (system prompt), historial de procesamiento local.

Datos transmitidos al servidor de COLCOMPRA

• Autenticación: Correo electrónico y contraseña (hasheada). Token SHA-256 con TTL de 24 horas.
• Verificación de licencia: Identificador de compañía y módulos activos. Consulta automática cada hora.
• Sincronización de Pipeline (APOLO CRM): Nombre del contacto, etapa, valor del deal y fecha de cierre estimada. Solo cuando el usuario asigna o modifica un trato.

Datos que COLCOMPRA NUNCA recopila

• Contenido de conversaciones de WhatsApp.
• Contraseñas o datos financieros de clientes del Usuario.
• Historial de navegación.
• Grabaciones de pantalla ni capturas de ARGOS CAPTURE.
• Datos biométricos de ningún tipo.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, COLCOMPRA S.A.S actúa como Responsable del Tratamiento únicamente respecto a los datos de los titulares de cuenta registrados en colpage.com.

Datos recopilados del titular de cuenta

• Nombre completo y correo electrónico (registro).
• Nombre o razón social de la empresa (configuración de cuenta).
• País y zona horaria.
• Datos de facturación cuando aplique (procesados por pasarela de pago certificada).

Finalidades del tratamiento

• Autenticar y gestionar el acceso a la plataforma.
• Gestionar la facturación y el licenciamiento.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (actualizaciones, soporte, facturación).
• Mejorar los productos mediante análisis de uso agregado y anónimo.

Derechos del titular — Habeas Data

• Acceso: Conocer qué datos personales se han recopilado.
• Corrección: Solicitar la actualización o corrección de datos inexactos.
• Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista obligación legal de conservarlos.
• Revocación: Revocar la autorización de tratamiento en cualquier momento.
• Portabilidad: Recibir sus datos en formato estructurado y legible.

Para ejercer estos derechos, envíe una solicitud a administrativo@colcompra.com con su nombre, correo de registro y descripción de la solicitud. Tiempo de respuesta máximo: 15 días hábiles.

Conservación de datos

Los datos se conservan mientras la relación contractual esté vigente y hasta por 5 años después de su terminación. Al solicitar la eliminación, los datos personales se eliminan en un plazo máximo de 30 días calendario.

El producto HERA TALK utiliza Gemini Nano, el modelo de inteligencia artificial de Google diseñado para ejecución en el dispositivo del usuario (on-device AI). Opera completamente en el hardware local a través de la API window.LanguageModel de Google Chrome.

El Usuario es responsable de cumplir con las condiciones de uso de Google Chrome y la API de Gemini Nano al utilizar HERA TALK.

Los productos APOLO CRM y HERA TALK se integran con WhatsApp Web (web.whatsapp.com) inyectando funcionalidades directamente en la interfaz del navegador. COLCOMPRA S.A.S declara expresamente que:

• No es afiliada, asociada, autorizada ni respaldada por Meta Platforms Inc. ni por WhatsApp LLC.
• El uso de estos productos en WhatsApp Web está sujeto a los Términos de Servicio de WhatsApp.
• COLCOMPRA S.A.S no se hace responsable por suspensiones de cuentas de WhatsApp derivadas del uso de sus productos.
• El Usuario asume la responsabilidad de no violar las políticas de WhatsApp, incluyendo el envío de mensajes masivos no solicitados.

COLCOMPRA S.A.S se reserva el derecho de modificar los presentes Términos en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en colpage.com/terminos con indicación de la fecha de actualización.

Para cambios materiales que afecten derechos de los usuarios, se notificará por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación. El uso continuado implica la aceptación de los nuevos términos.

COLCOMPRA S.A.S puede suspender o terminar el acceso de un Usuario por:

• Incumplimiento de los presentes Términos y Condiciones.
• Uso de los productos para actividades ilegales o que perjudiquen a terceros.
• Falta de pago de la suscripción (previa notificación con 10 días de gracia).
• Solicitud expresa del Usuario de cancelar su cuenta.

En caso de terminación, el Usuario podrá exportar sus datos usando las funciones disponibles antes de la fecha de suspensión. COLCOMPRA S.A.S no será responsable por datos que el Usuario no haya exportado oportunamente.

En la máxima extensión permitida por la ley colombiana, COLCOMPRA S.A.S no será responsable por:

• Pérdida de datos derivada de fallos del navegador, sistema operativo o dispositivo del Usuario.
• Interrupciones del servicio causadas por mantenimiento programado, fallos de infraestructura de terceros o causas de fuerza mayor.
• Daños indirectos, incidentales o consecuentes derivados del uso o la imposibilidad de uso de los productos.
• Cambios en las APIs de Chrome, WhatsApp Web o Google Gemini Nano que afecten el funcionamiento de los productos.
• Pérdida de ingresos o datos de negocio del Usuario.

La responsabilidad máxima de COLCOMPRA S.A.S estará limitada al valor pagado por el Usuario durante los 3 meses anteriores al evento que generó el daño.

Los presentes Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, en particular:

• Ley 527 de 1999 — Comercio electrónico.
• Ley 1480 de 2011 — Estatuto del Consumidor.
• Ley 1581 de 2012 — Protección de datos personales.
• Ley 23 de 1982 y Ley 44 de 1993 — Derechos de autor.

Cualquier controversia será resuelta en primera instancia mediante conciliación. De no llegarse a acuerdo, será competente la justicia ordinaria de Bogotá D.C., Colombia.

Atendemos solicitudes legales y de datos personales en un plazo máximo de 15 días hábiles a partir de la recepción de la comunicación.